On vous a demandé d’organiser une conférence ou un atelier ? Ne vous inquiétez pas, c’est une bonne occasion pour vous de créer un réseau et de rassembler des personnes dans un but commun. Une conférence ou un atelier peut être organisé pour :
- partager des recherches ;
- résoudre un problème ;
- éduquer les gens ;
- développer des politiques.
De plus, en tant qu’organisateur de la conférence, vous gagnerez en expérience administrative, élargirez votre réseau et apprendrez de nouvelles choses ! Pour vous aider à organiser un workshop, lisez cet article sur webmarketing, cliquez ici.
Conditions préalables à la planification d’une conférence ou d’un atelier
Avant d’accepter d’assumer cette tâche, vous devez vous poser les questions suivantes :
- Avez-vous les ressources nécessaires ?
- Avez-vous le temps ?
- D’autres personnes ou groupes sont-ils mieux équipés pour cela ?
- L’objectif de votre événement peut-il être atteint d’une autre manière ?
Si vous décidez de poursuivre, commencez tôt. La plupart des organisateurs vous recommandent de commencer plusieurs mois ou un an avant l’événement.
Organiser une équipe
Vous aurez besoin d’une équipe pour vous aider. Décidez comment vous et votre équipe allez communiquer régulièrement. En outre, établissez une liste de contrôle avec un calendrier raisonnable.
Voici quelques points principaux à considérer avec votre équipe pour lancer le processus :
- le but de votre événement ;
- public cible ;
- durée et date ;
- thème général
- structure de la conférence ;
- crédits de formation continue (le cas échéant) ;
- exposants (le cas échéant) ;
- visites de sites de programmes pertinents (le cas échéant) ;
- matériel promotionnel ;
- fais d’inscription.
Créer un budget
Vos dépenses varieront en fonction de la nature de votre événement. Certains postes courants sont les repas, les rafraîchissements, les divertissements, la location du lieu, la location de matériel, la papeterie, l’hébergement et le transport.
Si vous devez approcher des sponsors ou demander des subventions, faites-le tôt.
Recherche de conférenciers principaux
Vous voudrez peut-être qu’une personne influente démarre votre événement et qu’une personne faisant également autorité le termine. Vous devez demander les conférenciers bien à l’avance et, dans certains cas, leur offrir une compensation. En outre, vous devez vous assurer qu’ils comprennent ce que vous attendez d’eux.
Gérer la logistique
Une fois que vous et votre équipe avez réglé les bases mentionnées ci-dessus, vous pouvez porter votre attention sur les détails. Gardez à l’esprit les besoins de vos participants pour vous aider à prendre les décisions suivantes :
- site : avez-vous besoin d’installations avec hébergement et restauration ;
- transport : les participants, doivent-ils se déplacer ;
- lieu : votre événement aura-t-il lieu localement ou à l’étranger ;
- salles de conférence : nombre et taille des salles, disposition des sièges ;
- équipement : tableaux blancs, tableaux de conférence, Wi-Fi, matériel audiovisuel ou sonore ;
- contrats : ayez tout par écrit pour les services tels que la restauration ou la location de matériel ;
- inscription : comment les participants s’inscriront-ils ;
- délai d’inscription : décidez d’une date ;
- photographies : l’événement sera-t-il photographié ? Comment les participants peuvent-ils en acheter des copies ;
- papeterie : carnets, stylos et étiquettes d’identification ;
- divertissement : y aura-t-il des repas du soir avec des conférenciers invités, des cérémonies de remise de prix ou des occasions sociales ;
- sûreté et sécurité : trousses de premiers soins ;
- volontaires : diriger l’entrée ou accueillir les gens le jour même ;
Créer un programme
Le programme doit inclure une description de l’événement, ses objectifs, des informations sur les principaux intervenants, les sessions, leurs heures de début et les titres des présentations. Vous pourriez utiliser votre thème pour concevoir un logo et marquer tous vos supports de conférence.
Planifier des promotions
Vous aurez peut-être besoin de faire connaître votre conférence ou votre atelier pour alerter les participants potentiels ou promouvoir votre travail. Les plateformes disponibles pour cela incluent :
- site web ;
- médias sociaux ;
- blogs ;
- communiqués de presse ;
- journalistes, invitez-les à participer.
Enfin, si vous recevez un parrainage ou une subvention, n’oubliez pas de remercier les agences de financement et/ou les sponsors.
Ce qu’il faut retenir le jour J
- gérer le timing des sessions ;
- prévoir des orateurs de secours au cas où vos orateurs principaux ne pourraient pas venir ;
- prévoir des problèmes imprévus : quelqu’un disponible pour aider à résoudre les problèmes le jour de la conférence.
Exécuter les activités post-événement
Après votre événement, remerciez tout le monde pour leurs efforts et leur participation. Envoyez-leur un questionnaire en ligne pour recueillir leurs commentaires. Surtout, conservez la liste de contrôle de cet événement pour vous aider à planifier le prochain.